Må jeg optage mine samtaler med kommunen?

Må jeg optage mine samtaler med kommunen?

Ja - du må som det klare udgangspunkt gerne lydoptage samtaler og møder, som du selv deltager i. Det gælder også samtaler med kommunen, jobcentret og andre myndigheder, og det gælder, uanset om du oplyser det på forhånd eller ej. Der findes ingen regel i dansk ret, der gør det strafbart at optage en samtale, man selv er part i.

Noget andet er, om du kan kræve at optage de møder, kommunen indkalder dig til, hvis kommunen siger nej. Det kan du som udgangspunkt ikke: Myndigheden bestemmer selv rammerne for sine egne møder. Så længe kommunen ikke har sagt nej, er der altså intet i vejen for at optage - men et nej, der er sagligt begrundet og bygger på en konkret vurdering af netop dit behov, bør du som udgangspunkt respektere. På denne side gennemgår vi, hvad du må, hvornår kommunen kan sige nej, hvad du gør ved et afslag, hvad der gælder, hvis du optager alligevel, og hvordan en optagelse kan bruges i din socialsag.

Kort fortalt

Hvorfor kan en optagelse være vigtig?

Møder og telefonsamtaler med kommunen kan være afgørende for din sag: Det er her, du afgiver oplysninger, får vejledning og indgår aftaler. Men referatet af mødet skriver kommunen selv. Kommunen har ganske vist notatpligt efter offentlighedslovens § 13, men et notat er myndighedens egen gengivelse af samtalen - og opstår der senere uenighed om, hvad der blev sagt eller lovet, står din forklaring over for kommunens eget referat. Det er vores erfaring, at netop den situation - ord mod referat - går igen i mange sociale sager.

Folketingets Ombudsmand har da også anerkendt, at en lydoptagelse kan tjene to saglige formål for borgeren: dels at sikre dokumentation for, hvad der faktisk blev sagt og aftalt på mødet, dels at hjælpe borgeren med at huske og bearbejde mødets indhold bagefter.

Det strafferetlige udgangspunkt: Du må optage dine egne samtaler

Straffelovens § 263, stk. 2, nr. 2, forbyder kun skjult aflytning og optagelse af samtaler mellem andre - altså samtaler, man ikke selv deltager i, eller lukkede møder, man uberettiget har skaffet sig adgang til. Optager du en samtale, du selv er part i, falder det helt uden for bestemmelsen. Det har Justitsministeriet udtrykkeligt bekræftet i et svar til Folketinget, som er gengivet i den ombudsmandsudtalelse, vi omtaler nedenfor: Optagelse af telefonsamtaler eller andre samtaler, som man selv deltager i, er ikke omfattet - heller ikke når optagelsen sker uden den anden parts viden.

Det gælder både telefonsamtaler, fysiske møder og videomøder. Strafferetligt er der med andre ord frit spil, så længe du selv sidder med ved bordet eller i røret.

Men at noget ikke er strafbart, er ikke det samme som, at du har ret til det. Ved møder, som kommunen afholder, kommer forvaltningsretten ind i billedet.

Har du krav på at optage møder med kommunen?

Nej, ikke som udgangspunkt. Spørgsmålet blev afklaret af Folketingets Ombudsmand i en principiel udtalelse fra 2005(FOB 2005.578): Offentlige myndigheder sætter selv rammerne for de møder, de afholder, og en borger har derfor ikke krav på at optage sine møder med forvaltningen. Ombudsmanden byggede blandt andet på en højesteretsdom fra 1972 (UfR 1972.601 H) om båndoptagelse af kommunalbestyrelsesmøder: Spørgsmålet er ikke et forbud, der kræver lovhjemmel, men en tilladelse, som myndigheden kan give eller afslå - blot afgørelsen er saglig.

Ombudsmanden trak dog samtidig tre grænser op, som er mindst lige så vigtige:

Ombudsmanden fremhævede, at det i visse situationer vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren optage - navnlig hvor borgeren på grund af personlige forhold ikke i tilstrækkeligt omfang kan forstå eller fastholde sagsgangen eller sagens indhold uden en optagelse, fx ved forskellige former for kommunikationshæmning. I de situationer har myndigheden en pligt til at hjælpe med at løse borgerens forståelsesproblemer.

Sagen bag udtalelsen: En ordblind borger mod Københavns Kommune

Sagen handlede om en borger, A, der gennem flere år forgæves bad om at måtte optage sine møder med kommunen og det sociale nævn på diktafon. A forklarede, at han ville undgå misforståelser, og at han på grund af sit handicap - han var blandt andet ordblind - havde svært ved at overskue og sammenholde flere informationer. Kommunen afslog gentagne gange, blandt andet med den begrundelse, at en båndoptagelse kan manipuleres og misbruges, og henviste A til i stedet at bruge sin ret til bisidder, aktindsigt og partshøring.

Ombudsmanden fandt det beklageligt, at det ikke udtrykkeligt fremgik af kommunens afslag, om kommunen overhovedet havde foretaget en konkret vurdering af A’s behov for at optage i lyset af hans personlige forhold. Sagen illustrerer meget godt, hvordan spørgsmålet ofte håndteres i praksis: med generelle henvisninger til misbrugsrisiko frem for et reelt blik på den enkelte borgers situation.

Hvad gør du, hvis kommunen siger nej?

Får du et afslag på at optage, anbefaler vi følgende fremgangsmåde:

Vær i øvrigt opmærksom på, at flere kommuner har indført generelle retningslinjer om lydoptagelse - nogle med formuleringer om, at optagelse “som udgangspunkt ikke er tilladt”. Faste retningslinjer kan være udmærkede, men de fritager ikke kommunen for pligten til at foretage en konkret vurdering i din sag. Et generelt nej, der reelt gør undtagelsen til hovedreglen, harmonerer dårligt med ombudsmandens udtalelse.

Hvis du optager alligevel - uden at spørge eller trods et forbud

Optager du en samtale med kommunen uden at oplyse det - eller endda i strid med et udtrykkeligt forbud - er det fortsat ikke strafbart. Straffelovens § 263 afgrænses af, om du selv deltager i samtalen - ikke af, om myndigheden har givet lov. Et kommunalt forbud kan ikke i sig selv gøre optagelsen strafbar, og der findes ikke andre straffebestemmelser, der rammer brud på en kommunes mødevilkår. Straf kræver lovhjemmel, og en sådan findes kun de få steder, hvor lovgiver udtrykkeligt har strafsanktioneret et optagelsesforbud - fx i retssale, som beskrevet nedenfor. Kommunen kan ikke selv opfinde en straftrussel.

Det kan der være helt reelle grunde til at vide. Et forbud kan for det første være usagligt - fx et standardafslag uden den konkrete vurdering, som Ombudsmanden kræver - og et usagligt forbud har krav på at blive udfordret, ikke nødvendigvis adlydt. For det andet kan der stå så meget på spil, at hensynet til dokumentation vejer tungere end hensynet til kommunens møderammer. Det gælder ikke mindst i sager om anbringelse af børn uden for hjemmet, hvor det, der bliver sagt og lovet på møderne med forvaltningen, kan få afgørende betydning for barnet og familien.

Du skal dog kende konsekvenserne, før du træffer valget:

Kan optagelsen så bruges bagefter? Ja, som udgangspunkt. Ved domstolene gælder et princip om fri bevisførelse, og at en optagelse er sket skjult eller i strid med et forbud, fører ikke i sig selv til, at den afvises som bevis - retten kan dog lade tilblivelsesmåden indgå i sin vurdering af optagelsens vægt. Også klageinstanser som Ankestyrelsen kan inddrage en optagelse i oplysningen af sagen.

Vores generelle råd er at spille med åbne kort: Oplys, at du ønsker at optage, begrund hvorfor - og får du et forbud, du mener er usagligt, så udfordr det med en klage, gerne med hjælp fra en advokat, frem for blot at omgå det. Det giver den stærkeste position, både i samarbejdet og hvis sagen senere spidser til.

Steder, hvor optagelse er direkte forbudt

Enkelte steder har lovgiver udtrykkeligt forbudt optagelse, og de forbud gælder uanset ovenstående:

Uden en sådan udtrykkelig regel beror spørgsmålet på de almindelige forvaltningsretlige principper, som er beskrevet ovenfor.

Må du dele eller offentliggøre optagelsen?

En optagelse til dit eget brug - til at genhøre mødet, skrive noter eller dele med din bisidder, værge eller advokat - er uproblematisk. Databeskyttelsesreglerne gælder ganske vist også for privatpersoner, men behandling som led i rent personlige aktiviteter er undtaget fra reglerne (den såkaldte husholdningsundtagelse i databeskyttelsesforordningens artikel 2, stk. 2, litra c).

Offentliggørelse kræver mere omtanke. Om databeskyttelsesreglerne gælder for en offentliggørelse på fx Facebook eller YouTube, beror på en helhedsvurdering af formålet og oplysningernes karakter. Datatilsynet har i en afgørelse fra 2020fundet, at en borgers offentliggørelse af en skjult lydoptagelse af et møde med to kommunale sagsbehandlere faldt uden for forordningen: Offentliggørelsen skete som led i ytringer om forholdet mellem borgere og myndighedspersoner, og medarbejderne var optaget i deres egenskab af myndighedsrepræsentanter.

Frikortet er dog ikke ubetinget. Freds- og ærekrænkelser efter straffelovens kapitel 27 gælder, uanset om databeskyttelsesreglerne finder anvendelse. Udvikler brugen af optagelser sig til forfølgelse af enkelte medarbejdere - fx systematisk udhængning af navngivne sagsbehandlere på sociale medier - kan det være strafbar chikane efter straffelovens § 119 a, som beskytter alle i offentlig tjeneste, herunder kommunale sagsbehandlere, og som blev skærpet ved lov nr. 263 af 11. februar 2026, så domstolene blandt andet kan pålægge en dømt at slette chikanerende opslag. Hån og skældsord over for medarbejderen kan rammes af straffelovens § 121. Vi har beskrevet grænserne nærmere i artiklen Må man filme politiet? - bestemmelserne er de samme. Og indeholder optagelsen fortrolige oplysninger om andre end dig selv - fx dit barn, en tidligere partner eller andre borgere - bør de aldrig offentliggøres.

Vil du bruge optagelsen i en klagesag, anbefaler vi desuden af rent strategiske grunde, at du giver den til klageinstansen og din advokat frem for at offentliggøre den. En optagelse, der ligger frit tilgængeligt, mister hurtigt sin bevismæssige overraskelsesværdi - og fokus flytter sig fra sagens indhold til din adfærd.

Dine rettigheder gælder, uanset om du må optage

Uanset hvordan spørgsmålet om optagelse falder ud, har du en række rettigheder, som kommunen skal respektere:

Rettighederne er gode - men de bygger alle på kommunens egen skriftlighed. Netop derfor kan en lydoptagelse være et værdifuldt supplement, når meget står på spil.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg oplyse kommunen om, at jeg optager?

Der gælder ingen generel pligt til at oplyse, at du optager en samtale, du selv deltager i, og skjult optagelse er ikke strafbar. Ved møder, kommunen afholder, kan kommunen dog lovligt stille som vilkår, at der ikke optages, og vi anbefaler som udgangspunkt åbenhed - det styrker både samarbejdet og din troværdighed.

Må kommunen optage samtalen med mig?

Kommunen kan optage samtaler som led i sin opgaveløsning, men skal overholde databeskyttelsesreglerne, herunder som udgangspunkt oplyse dig om optagelsen. Datatilsynet har fx behandlet en sag om Erhvervsstyrelsens optagelse af telefonsamtaler og dér stillet krav til grundlaget og informationen. Kommunen kan derimod som udgangspunkt ikke kræve, at et møde optages, hvis du ikke ønsker det - det kræver helt særlige omstændigheder.

Kan kommunen aflyse mødet, fordi jeg vil optage?

Kommunen kan ikke uden videre nægte at tale med dig. Afviser kommunen at gennemføre mødet, fordi du ønsker at optage, bør du bede om en skriftlig, saglig begrundelse - og du kan klage over afvisningen. Kommunen har fortsat pligt til at behandle og oplyse din sag.

Gælder reglerne også for jobcentret, regionen og andre myndigheder?

Ja. Det strafferetlige udgangspunkt og ombudsmandens principper gælder for alle forvaltningsmyndigheder - kommunale forvaltninger, jobcentre, regioner, Udbetaling Danmark, statslige styrelser og nævn. Undtagelserne er de steder, hvor optagelse udtrykkeligt er forbudt, som beskrevet ovenfor.

Er det strafbart at optage, hvis kommunen har forbudt det?

Nej. Straffelovens § 263 rammer kun optagelse af samtaler, man ikke selv deltager i, og bestemmelsen afhænger ikke af, om myndigheden har givet lov. Et kommunalt forbud er heller ikke i øvrigt strafsanktioneret - i modsætning til optagelse i retten, hvor retsplejeloven foreskriver bødestraf. Optager du i strid med et sagligt forbud, handler du dog i strid med de rammer, kommunen lovligt har sat, og det kan få konsekvenser for samarbejdet - læs mere ovenfor.

Kan jeg bruge optagelsen som bevis i min sag?

Som udgangspunkt ja. Ved domstolene gælder et princip om fri bevisførelse, og lydoptagelser af samtaler, man selv har deltaget i, er i praksis blevet tilladt fremlagt - også når den anden part ikke kendte til optagelsen. Klageinstanser som Ankestyrelsen kan ligeledes inddrage en optagelse i sagens oplysning. Gem altid optagelsen i original kvalitet, og tag en sikkerhedskopi.

Er du uenig med kommunen om, hvad der er sagt og aftalt?

Har kommunen afvist, at du må optage jeres møder, oplever du, at referaterne ikke stemmer med virkeligheden, eller er din sag kørt fast, er du velkommen til at kontakte os. Vi er specialiseret i at repræsentere borgere over for myndighederne og kan vurdere din sag, hjælpe dig med at klage og følge sagen helt til dørs - læs mere om, hvordan vi arbejder med socialret. Alle indledende drøftelser og vurderinger af din sag er gratis og uforpligtende - og vi sender aldrig en regning, før det er aftalt med dig.

Er du pårørende til en person, der er i klemme i systemet, er du også meget velkommen til at kontakte os for en indledende og uforpligtende drøftelse. Vi kan dog kun påtage os selve sagen efter henvendelse fra den, sagen vedrører eller fra en værge.